Um Automatisierung bzw. automatisierte Prozesse und Verfahren in der öffentlichen Verwaltung ging in der Sitzung der AG Innovativer Staat am 19. März 2018. Ein Thema das aktuell auf hohes Interesse stößt, wie die große Teilnehmerzahl beim AG-Treffen zeigte. Vertreter aus Politik, Wirtschaft und Verwaltung diskutierten zusammen über das Thema Verwaltungsautomatisierung, welches wie immer ganz bewusst nicht nur aus dem Blickwinkel der Technik betrachtet wurde. Auch die Auswirkungen, welche die Automatisierung von Prozessen auf die Verwaltung selbst hat, wurden kritisch betrachtet.

Automatisierung in der Bundesagentur für Arbeit und im BAMF

Einen theoretischen Einstieg gab Dr. Matthias Flügge von Fraunhofer FOKUS, der über die „Verwaltung auf Autopilot“ sprach. In seinem Vortrag stellte er einen Überblick über verschiedene Stufen von Automatisierung vor. Im Anschluss folgten Beispiele von aktuellen bzw. geplanten Umsetzungen von automatisierten Verfahren aus der Bundesagentur für Arbeit und dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Wie die automatisierte Antragsbearbeitung beim Arbeitslosengeld funktioniert stellten Horst Armbrüster und Bertram Geck von der Bundesagentur für Arbeit vor, die das Thema gleichzeitig von Fach- und IT-Seite erläuterten. Außerdem zeigte Dr. Markus Richter vom BAMF, dass es bereits sehr progressive Einsatzszenarien zur Verwaltungsautomatisierung gibt. Beispielsweise unterstützen im BAMF schon zahlreiche Bots bei der Bearbeitung von Fällen bei denen zum Teil auch bereits künstliche Intelligenz im Einsatz ist.

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Bertram Geck, Bundesagentur für Arbeit
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AG Innovativer Staat
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Dr. Matthias Flügge, Fraunhofer FOKUS

Effizienzsteigerungen und Entlastung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Sowohl bei der Bundesagentur für Arbeit als auch bei BAMF zeigte sich, dass durch die Automatisierung von Prozessen erhebliche Effizienzsteigerungen erreicht werden können. Dies macht sich nicht nur bei der Anzahl der bearbeiteten Fälle bemerkbar, die Leistungsprozesse konnten auch qualitativ spürbar verbessert werden. Dies führt allerdings nicht dazu, dass Mitarbeiter ersetzt werden, was oft als Kritikpunkt bzw. unerwünschter Nebeneffekt bei der Automatisierung von Prozessen gesehen wird. Vielmehr konnte das Teamplay der Mitarbeiterinnen und -mitarbeitern mit den Bots in den Verwaltungen optimiert und verbessert werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter empfinden die Unterstützung durch Bots als Entlastung, da zeitintensive Routinetätigkeiten wegfallen und somit mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben bleibt. Das Personal sieht die Automatisierung damit als großen Vorteil. Die Vertreter der beiden Institutionen machten aber deutlich, dass hierfür die frühzeitige Einbeziehung der Personalvertretungen ein erfolgskritisches Schlüsselelement bei der Automatisierung ist. Es ist wichtig, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig über Veränderungen ihrer Aufgabengebiete und Tätigkeiten aufzuklären und ihnen dadurch die mögliche Angst und Skepsis vor neuen Technologien zu nehmen.

Frühzeitige Einbindung von Personalvertretungen nötig

Im letzten Jahr setzte sich die AG die Aus- und Weiterbildung von Verwaltungsmitarbeiterinnen und Mitarbeiter als thematischen Schwerpunkt. Maßnahmen zur Qualifizierung des Personals, insbesondere die Förderung von Digitalkompetenzen, will die AG auch weiterhin begleiten. Vor dem Hintergrund der steigenden Automatisierung in Verwaltungen wird in den kommenden Treffen deswegen thematisiert, wie bereits in der Verwaltungsausbildung gelernt werden kann, ein gutes Zusammenspiel zwischen IT und Personal herzustellen und damit den Prozess zu einer automatisierten Verwaltung zu organisieren.

Hier finden Sie weitere Informationen zur AG Innovativer Staat. Die nächste Sitzung der AG Innovativer Staat findet am 25. Juni 2018 statt.