AG-Blog | Vom Antragsstaat zum Aktivstaat: Proaktivität als Antwort auf die Vertrauenskrise
Lange Bearbeitungszeiten und unübersichtliche Antragsprozesse in der öffentlichen Verwaltung sowie das Gefühl, sich durch ein System kämpfen zu müssen, das ihnen nicht entgegenkommt, sorgen bei den Bürger*innen für Unmut. Hier können (pro-)aktive Verwaltungsleistungen Bürger*innen unterstützen oder sogar Antragsprozesse ganz unnötig machen. Welche Voraussetzungen dafür erfüllt werden müssen, wie die Interaktion zwischen Staat und Bürger*innen aussehen könnte und wie das die Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen verändert, wurde beim letzten Treffen der AG Innovativer Staat diskutiert.
Berlin. Laut eGovernment MONITOR 2025 haben derzeit nur 33 % der Bürger*innen (sehr) großes Vertrauen in den Staat. Damit ist das Vertrauen im DACH-Vergleich auf einem niedrigen Stand (AT: 39 %, CH: 60 %). Die Verwaltung als Schnittstelle zwischen Bürger*innen und Staat bietet einen Weg, hier anzusetzen: Jeder einzelne positive Kontakt zwischen Bürger*innen und Verwaltung kann das diffuse Vertrauen in den Staat stärken. Gerade eine (pro-)aktive Verwaltung kann das Leben der Bürger*innen durch antragslose Prozesse oder Bündelung von Informationen und einzelnen Verfahrensschritten erleichtern. Immerhin erwarten 64 % der Bürger*innen, dass der Staat sie über digitale Angebote informiert, und 64 %, dass sie alle Anliegen einfach in einer App abwickeln können. Ein Teil der Antwort auf die Vertrauenskrise kann demnach in einer Verwaltung liegen, die nicht wartet, bis Nutzer*innen anklopfen – sondern mitdenkt, vorausschaut und Leistungen proaktiv dorthin bringt, wo die Lebenslagen sie erfordern.
Mit diesem Schwerpunkt hatte zum ersten Mal die neue Co-Leitung Linda Oldenburg (Nortal) und Dr. Bernd Peper (Sopra Steria) zur AG Innovativer Staat eingeladen. Oldenburg betonte den beschriebenen Zusammenhang zwischen dem Empfinden von Effizienz auf der einen und Zufriedenheit sowie Vertrauen der Bürger*innen in den Staat auf der anderen Seite. Aspekte eines proaktiven Staates seien zwar in Ansätzen bereits vorhanden, es gebe aber noch viel zu tun, insbesondere, weil Bürger*innen nicht nur proaktive Informationen vom Staat forderten, sondern auch proaktive Unterstützung. Peper nannte das Projekt „Kinderleicht zum Kindergeld“ aus Hamburg als Beispiel für eine Erleichterung bei Anträgen. Auf solchen Ansätzen könne aufgebaut werden. Er hob die Kraft und das Potential der Initiative D21 im öffentlichen Diskurs über dieses Thema hervor.
Fokus auf die Teilmenge der Unternehmen: „Gründen in 24 Stunden“
Den inhaltlichen Teil der Sitzung eröffnete Dr. Anna Hochreuter, Leiterin der Abteilung II der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe des Land Berlins (SenWiEnBe). Unternehmen seien eine Teilmenge, deren Bedürfnisse bei der proaktiven Verwaltungs- und Wirtschaftspolitik gesondert beachtet werden müsste. Ein Unternehmen zu gründen, dauere aktuell lange; die Antragsprozesse für Start-Ups seien intransparent und umständlich.
Die Initiative „Gründen in 24 Stunden“ aus der föderalen Modernisierungsagenda liefere drei wichtige innovative Aspekte, um diese Probleme anzugehen:
- Es gehe um einen grundsätzlichen Staatsmodernisierungsprozess, nicht nur um ein „Aufhübschen“ im Frontend, denn schlechte analoge Prozesse würden auch zu schlechten digitalen Prozessen werden.
- In Bezug auf häufig vorkommende Lebenssachverhalte könnten möglichst viele Informationen bereits digital vorliegen und abrufbar sein. Prozesse wie Ausschankgenehmigungen müssten im Normalfall automatisiert ablaufen und sollten nur in Einzelfällen gesondert geprüft werden müssen.
- Es müsse leichter werden, herauszufinden, welche Informationen der Staat für die Leistung braucht, auf die rechtlich ein Anspruch besteht.
Wir brauchen einheitliche Begriffe in Bundes- und Landesrecht für einheitliche Sachverhalte. Dafür braucht es gegebenenfalls auch Korrekturen in den Gesetzen.
Diese Vereinheitlichung der Begriffe sei eine der Grundvoraussetzungen für die Umsetzung proaktiver Verwaltungsleistungen, so Hochreuter weiter. Der Bund müsse durch Gesetzesänderungen die Regeln für die Datennutzung anpassen, es brauche Wenn-Dann-Logiken für die Automatisierung von Standardfällen. Die Anbindung der wesentlichen Register an das NOOTS sei erforderlich, um einen medienbruchfreien und effizienten Datenaustausch zwischen Verwaltungsstellen zu ermöglichen. Denn: Der Staat müsse wissen, was er für das Anliegen von Gründer*innen braucht, und wenn diese Informationen einmal digital vorliegen, kann ihre Einbeziehung proaktiv angeboten werden.
Für die technische Umsetzung solcher Vorhaben wie „Gründen in 24 Stunden“ seien Kompatibilität, Standardisierung und Interoperabilität wichtig. Auf organisatorischer Ebene sei vor allem eins relevant: Bund, Länder und Kommunen dürften nicht in Zuständigkeitsauseinandersetzungen geraten, sondern müssten von Beginn an klar Zuständigkeiten verteilen. Sonst würden Auseinandersetzungen aus dem Analogen auch im Digitalen fortgeführt. Ein Startdatum für „Gründen in 24 Stunden“ gibt es aktuell noch nicht, in der Modernisierungsagende Föderal wurde aber für ein Gründungsbeschleunigungsgesetz Ende 2026 avisiert.
Entlastung für Familien durch antragsloses Kindergeld
Rudi Hey aus der Direktion der Familienkasse (Bundesagentur für Arbeit) gab einen Impuls zu einem weiteren proaktiven Verwaltungsprojekt: das antragslose Kindergeld. Es werde bei der Familienkasse und der Bundesagentur für Arbeit schon länger alles dafür vorbereitet. Die Sozialstaatsreform habe den Prozess beschleunigt und in die öffentliche Debatte gebracht. Im Zentrum des Vorhabens stehe die Herausforderung, das seit langem genutzte IT-Verfahren Schritt für Schritt zu automatisieren und so auch die Bürger*innen so zu entlasten.
Derzeit sei der Prozess wie folgt aufgebaut: Die Standesämter informieren über die Meldebehörde das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über die Geburt des Kindes. Das BZSt übermittelt dann die Daten zusammen mit der dort generierten und lebenslang gültigen Steueridentifikationsnummer aktiv an die Familienkasse, die wiederum das Begrüßungsschreiben mit QR-Code automatisiert an die Familien versendet. Diese scannen den Code, ergänzen die Daten und beantragen online das Kindergeld. Ab dem 20. Juli 2026 prüft die Familienkasse in einem ersten Schritt automatisiert Anträge für neugeborene erste Kinder, setzt das Kindergeld fest und verschickt die entsprechenden Bescheide ebenfalls automatisiert. Der zweite Schritt beziehe alle zweiten/weiteren Kinder mit ein und erfolge ab Ende November 2026.
Als große Herausforderung bei der Umsetzung zeige sich, dass neben der Nutzbarkeit der BundID für die Bürger*innen die Meldung über die Geburt eines Kindes teilweise zu lange dauere, was den Prozess verzögere und dadurch den Erfolg der Automatisierung erschwere. Hier appellierte Hey an die Kommunen, den Prozess nachhaltig zu unterstützen, damit das antragslose Kindergeld effektiv und wirksam umgesetzt werden könne. Denn ab März 2027 werde dann für die überwiegende Anzahl der Fälle der Antrag aus dem Prozess verschwinden und die Familienkasse in der Lage sein, ohne Antrag über die Auszahlung des Kindergelds automatisiert zu entscheiden (zunächst für zweite und weitere neugeborene Kinder, ab November 2027 auch für erstgeborene Kinder) und den Familien das Kindergeld zu überweisen. Hey zitierte eine Schätzung aus dem Finanzministerium, wonach im 1. Jahr für etwa 300.000 Anträge das Kindergeld antragslos gewährt werden könnten.
Klar sei aber auch: Das antragslose Kindergeld komme nur für neugeborene Kinder, so Hey. Es könne ausgezahlt werden, wenn das Kind in Deutschland geboren wurde, mindestens ein Elternteil in Deutschland abhängig beschäftigt arbeite und eine Kontoverbindung vorliege. Vor allem letzteres sei für die Familienkasse eine große Herausforderung, weil für viele Familien noch keine IBAN vorliege, wodurch der Prozess blockiert werde. Seitens der Familienkassen würden daher unterschiedlichste Überlegungen angestellt, wie man dies verändern könne. Dabei werde zum Beispiel auch darüber nachgedacht, Hebammen und gynäkologische Praxen in eine Informationskampagne zum antragslosen Kindergeld einzubeziehen, damit sich die Vorteile nach und nach herumsprechen und die jeweiligen IBANs dem BZSt bereits vor der Geburt mitgeteilt werden, denn:
Das antragslose Kindergeld macht es für viele Eltern zukünftig unbürokratischer, schneller und digitaler. Wir werden damit sehr viele Familien entlasten können.
Die „Deutschland-App“: Infrastruktur für einen intelligenten Staat
Den dritten Impuls der Sitzung gab Dr. David Hagebölling, Leiter des Projekts KI-basierte Verwaltungsplattform im Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS). Dort wurde in diesem Jahr die „Deutschland-App“ ins Leben gerufen. Derzeit arbeite man am Prototypen für eine KI-basierte Verwaltungsplattform und zugehöriger App. Fokus der ersten Projektphase sei der Nachweis der technischen Machbarkeit und Skalierbarkeit – erste Voraussetzungen seien geschaffen worden. Ziel des Projektes sei es, die Interaktion mit der Verwaltung stärker an einem Ort gebündelt zu ermöglichen und zu vereinfachen. Der Fokus des Vorhabens liege auf einer spürbaren Entlastung der Menschen in Deutschland:
Wir wollen die Vielzahl an Verwaltungsleistungen und Formularen mithilfe der Plattform so aufbereiten, dass Bürgerinnen und Bürger Anträge mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz einfach, schnell und komfortabel vom Handy aus stellen können.
Formulare werden hierzu nicht einfach in der App verlinkt, sondern nativ dargestellt, damit Bürger*innen sie leicht ausfüllen können. Die App wisse, welche Anträge für welche Postleitzahl relevant seien. Sie arbeite dabei mit einem Knowledge-Builder-Ansatz.
Eine weitere Unterstützung biete ein 24/7 KI-Chatbot, der kontextbezogene Fragen beantworten könne. Die eingesetzten LLMs seien dabei austauschbar. Die App solle außerdem mit der EUDI-Wallet interagieren und Daten auf Wunsch des Nutzenden übertragen können. Die App zeige insofern Potenzial für eine proaktive Verwaltung, als dass sie Bürger*innen perspektivisch beispielsweise darauf hinweisen könne, welche nächsten Schritte folgen, nachdem sie einen Antrag erfolgreich ausgefüllt haben.
Das Projekt werde durch unter anderem durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) eng begleitet. Datenschutz, Sicherheit und Vertrauen seien essenziell.
Während der Diskussion mit den Teilnehmenden erklärte Dr. David Hagebölling, dass das BMDS noch in diesem Jahr den Machbarkeitsnachweis erbringen möchte. Es gebe bereits mehrere Pilotkommunen, mit denen man zeitnah erste Use Cases testen wolle. Wunsch sei es, noch im kommenden Jahr mit der App zu starten – zunächst mit einer begrenzten Auswahl an Leistungen, die dann stetig ausgeweitet werden soll.
Vertrauen entsteht durch Erleichterung
So optimistisch die Vertreter*innen aus der Verwaltung auf ihre proaktiven Verwaltungsleistungsprojekte blicken: Ob sie auch so umgesetzt werden können, hängt im Fall von „Gründen in 24 Stunden“ und der „Deutschland-App“ auch von gesetzlichen Rahmenbedingungen ab, beim antragslosen Kindergeld an der Effizienz der Standesämter. Für alle Projekte gilt: Es kommt darauf an, die Bürger*innen abzuholen und ihr Leben spürbar zu erleichtern. Gelingt das, dürfte auch das Vertrauen in den Staat wieder steigen.
